如何使用Excel和Word联用中的邮件合并功能？

数码 2023-03-14 18:57:50 通达百科

　　日常办公中，有时需要使word模板[模板，是指作图或设计方案的固定格式，有时也指DNA复制或转录时，用来产生互补链的核苷酸序列。]中的固定位置引用Excel中的不同行的数据[数据就是数值，也就是我们通过观察、实验或计算得出的结果。]，并且分别打印进行发放，这时excel中的邮件[邮件是指经传递方式处理的文件。]合并[合并，指两家以上的公司依契约或法令归并为一个公司的行为。]功能就派上用场了。下面以制作报告单为例详细介绍制作过程。

　　步骤

Excel和Word联用中的邮件合并功能如何使用

　　打开EXCEL，新建工作薄(取名为：excel数据);将所有的键值(关键字)横向输入在表格的第一行。注意是横向哦，否则合并时word搜索不到!!!在开始的几行放置一些接受标准;并将数据输入。(下图中标黄色的两行是需要的数据，上面几行是标准)　　

　　Word中建立需要打印的模板(取名为word模板);根据自己的需要将模板建立好，以后就不用再更改了哦!需要注意：word和excel需要放在一个文件夹中，excel文件名称编辑后就不能再更改了，word名称可以根据需要修改。　　

　　接下来就是要将EXCEL中每行的数据自动添加到word模板中对应的位置;点开word，右键点击[用 Tablet 笔触摸某项后迅速抬起笔。]菜单栏，出现选型框，选中邮件合并(见下图)，使邮件合并工具栏[英文：Toolbar 。]出现。或者点击工具—>信函和邮件—> 显示邮件合并工具栏(见下图)。　　

　　邮件合并工具栏如下图：　　

　　从左到右，点击第一个“ 设置文档[文档是软件开发使用和维护中的必备资料。]类型 ”，按照下图进行操作，点击确定：　

　　事先在Word的设置工具→选项→常规→打开时确认转换(打√)，否则下一步不会出现确认数据源[数据源是指数据库应用程序所使用的数据库或者数据库服务器。]选项。　　

　　点击第二个“ 打开数据源 ”，按下图依次进行操作，确认;(打开时如果你的excel设置了密码，就正常输入密码即可)　　

　　这时，“邮件合并”工具栏上原来灰色的图标现在就亮起来一部分了;从左到右，点击第6个“ 插入域 ”，选择数据域，分别将以下域插入到表格中对应的需要输入数据的位置上;以“ 性状 ”为例，先将光标移动到word中性状的结果位置;点击“ 插入域 ”;选择“ 性状 ”数据域，插入;　　

　　按上述方法将所有数据域都插入进去;　　

　　插入后，点击第8个“ 查看合并数据 ”，显示域如下：下图中的“ 定为记录 ”位置显示为1，表示此时模板中的数据为excel表格中的第二行;　　

　　我们的有效数据从excel表格中的第6行开始，因此，点击“ 定位记录 ”后面的箭头，将其数字调整至5即可;依此类推。　　

　　有时我们需要对引入的数据小数位数进行限定，比如“杂质1”，excel表格中为0.8，仅一位小数，但我们想引入word后自动变为0.80两位小数，那就需要按如下方法设置。点击“ 查看合并数据 ”，使数据位置显示如下图所示：　　

　　将鼠标移动到“杂质1”数据域的位置，右键切换域代码;在后面加入“ # 0.00 ”　　

　　这次再“ 查看合并数据 ”吧!　　

　　全部设置完成后我们想将每一个批号的报告单分别形成一个word文档提取出来，怎么办呢?点击“ 邮件合并 ”工具栏的倒数第4个图标“ 合并到新文档 ”;　　